Manajemen Perubahan

Secara umum manajemen perubahan, antara lain mencakup aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

• Mendefinisikan dan menanamkan nilai-nilai baru, sikap, norma dan perilaku dalam sebuah organisasi yang mendukung cara-cara baru melakukan pekerjaan dan mengatasi resistensi terhadap perubahan.

• Membangun konsensus diantara pemangku kepentingan  pada perubahan spesifik yang dirancang untuk lebih memenuhi kebutuhan mereka.

• Mengelola proses  perubahan besar dalam menerapkan  teknologi informasi, proses bisnis, struktur organisasi dan tugas pekerjaan untuk mengurangi resiko dan biaya perubahan, serta mengoptimalkan manfaatnya.

• Mengidentifikasi dan membahas resiko-resiko mereka yang terlibat dalam melaksanaan perubahan, memperkuat kemampuan individu dan organisasi untuk menangani perubahan dengan baik.

 

Ombudsman RI telah melakukan kegiatan Pembentukan Tim Manajemen Perubahan Ombudsman RI, Penyusunan Strategi Manajemen Perubahan dan Strategi Komunikasi Ombudsman RI, Sosialisasi dan Internalisasi Manajemen Perubahan dalam rangka reformasi Birokrasi. Kegiatan tersebut memiliki target keluaran berupa Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai pada Ombudsman RI.

Berikut hasil yang telah dicapai dari kegiatan Program Manajemen Perubahan:

1. Untuk mempercepat pelaksanaan reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman RI telah terbentuk Tim Pemantapan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman RI sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan reformasi birokrasi. 

2. Tim Manajemen Perubahan Ombudsman RI sesuai dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Ombudsman RI Nomor SEK-39.PR.03.05 Tahun 2012 sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor SEK-95.PR.01.02 tentang Tim Pemantapan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang didalamnya memuat Tim Manajemen Perubahan.

3. Berkaitan dengan Penyusunan Strategi yang sedang dalam proses, akan menghasilkan berupa: Image Branding, Strategi Komunikasi Internal-Eksternal, dan Sosialisasi dan Internalisasi Kegiatan Manajemen Perubahan.

4. Sosialisasi dan internalisasi Manajemen Perubahan telah dilakukan kepada seluruh Pegawai melalui berbagai media seperti: Penerbitan dan distribusi Buku Saku Reformasi Birokrasi, Pemasangan Spanduk /Banner Reformasi Birokrasi, Pembuatan Website Reformasi Birokrasi Ombudsman RI.

5. Penetapan Surat Keputusan Sekretariat Jenderal tentang Role Model dan Pembentukan Agent of Change dan Role Model.

6. Tersusunnya Agenda dan Jadual Kegiatan Komunikasi dan Informasi.

7. Tersusunnya dan dilaksanakannya survei tentang persepsi pegawai terhadap implementasi strategi komunikasi RB (kuesioner).

8. Tersusunnya dan dilaksanakannya survei tentang Komitmen Pimpinan dan Pegawai dalam melaksanakan RB (kuesioner).

9. Tersusunnya dan dilaksanakannya survey tentang Partisipasi Pegawai dalam melaksanakan RB melalui (kuesioner).

10. Laporan Monitoring dan Evaluasi PMPRB, Laporan tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan PMPRB Tahun 2014.

11. Tersusunnya dan dilaksanakannya survei tentang Kepuasan Pegawai terhadap pelaksanaan RB.

12. Optimalisasi kegiatan dari awal hingga akhir (meliputi jadual kegiatan, undangan rapat, pelaksanaan kegiatan, notulensi, dan tindak lanjut dari hasil notulensi, laporan kegiatan).

 

Aktivitas: Sosialisasi dan Internalisasi

Pada dasarnya aktivitas sosialisasi dan internalisasi selalu dilakukan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari setiap program dan kegiatan pembaruan. Bagi Ombudsman RI aktivitas sosialisasi dan internalisasi ini ditujukan tidak hanya untuk distribusi informasi tetapi juga termasuk membangun kapabilitas organisasi. Oleh karena itu aktivitas ini dijalankan dengan berbagai cara dan media, antara lain melalui:

• Barang-barang cetakan seperti poster, booklet, flyers, buku-buku, dsb.

• Website Ombudsman RI.

• Rapat-rapat atau pertemuan-pertemuan, baik formal maupun informal.

• Peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan, seperti surat keputusan dari pejabat  yang berwenang, surat edaran, dsb.

• Presentasi.

• Pelatihan-pelatihan/seminar/workshop, dsb.

• Program Manajemen Perubahan dan kegiatan-kegiatan sosialisasi yang dilaksanakan secara khusus dilaksanakan untuk program dan kegiatan terkait  reformasi birokrasi.