Upaya penataan tatalaksana mencakup proses bisnis dan prosedur operasional tetap (SOP) kegiatan utama, e-government, dan keterbukaan informasi publik. Beberapa langkah yang dilakukan sebagai upaya penataan tata laksana sebagai berikut:

1.    Menyempurnakan proses bisnis termasuk didalamnya penyempurnaan Standard Operating Procedures (SOP).

2.    Penyusunan Petunjuk Teknis tentang Penyusunan SOP dan Evaluasi SOP Sekretariat Jenderal Ombudsman RI.

3.    Menyelenggarakan FGD penyiapan bahan penyusunan SOP Ombudsman RI.

4.    Telah disusunnya SOP Fungsi dan Teknis di lingkungan Ombudsman RI.

5.    Membangun sistem otomasi untuk mendukung pelaksanaan tugas Ombudsman RI, diantaranya: Pengembangan          Aplikasi Keuangan, Aplikasi SIMPEL, Aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan (ASIK), Sistem Informasi Kearsipan              (SIKD), e-performance pengembangan  Aplikasi Kepegawaian (Simpeg).

6.    Pengaduan online melalui website dan  pengembangan Web-Site Ombudsman RI.

 

Peningkatan Pelayanan Laporan

• Penataan Arsip/JRA dan Penerapan Aplikasi Arsip yang sudah ditanda tangani serah terima dari ANRI dan diserahkan kepada Sekretariat Jenderal Ombudsman RI. Namun, pelaksanaannya masih  dalam proses. Harapan dengan adanya penataan tersebut, arsip-arsip yang ada menjadi tertata dengan baik, memudahkan pencarian arsip, memudahkan penyimpanan dan pemeriharaan arsip

• Pengembangan Aplikasi Input Laporan/Pengaduan Masyarakat sudah dilaksanakan terintegrasi sehingga Pusat dan Perwakilan Ombudsman di daerah dapat saling memberikan data sesuai dengan kebutuhan, dengan harapan: lebih tertib, memudahkankan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan di perwakilan daerah, dan hemat waktu. Selain itu, dapat dijadikan sebagai bahan penyusunan Laporan Triwulan, Laporan Tahunan.

• Pelatihan Aplikasi Administrasi Laporan Ombudsman RI bagi Perwakilan Ombudsman RI.

• Monitoring Penerapan Aplikasi Laporan.

        Dilaksanakannya Monitoring sebagai sebagai bahan evaluasi terhadap penggunaan aplikasi Laporan pada Kantor

        Perwakilan Ombudsman RI di daerah untuk memantau/mengontrol dan memberikan solusi/masukan jika terjadi                   kesulitan dalam menginput data.

 

Peningkatan di bidang pengelolaan perlengkapan dan pemeliharaan

• Adanya Surat Edaran mengenai tata tertib pemanfaatan dan penggunaan sarana dan prasarana kantor. Hal tersebut sudah dilaksanakan dengan tertib oleh pegawai. Manfaat yang ada adalah sebagai berikut:

  • Ketertiban dalam pemanfaatan.

  • Pengontrolan kondisi dan kualitas barang

• Penerapan aplikasi barang persediaan sudah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan sehingga mempermudah dalam pelaksanaan tugas.

• Penerapan aplikasi aset BMN sudah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan sehingga mempermudah dalam pelaksanaan tugas dan manfaatnya sebagai berikut:

  • Sebagai dasar penghitungan aset sebagai modal dasar kerja.

  • Agar aset BMN tepat sasaran sesuai kebutuhan dan penggunaan.

• Penerapan terhadap Surat Edaran Peminjaman dan Penggunaan Kendaraan Dinas sudah dilaksanakan. Adapun manfaat yang ada sebagai berikut:

  • Mempermudah pengawasan kendaraan operasional;

  • Adanya ketertiban dalam pelaksanaan tugas pengoperasian kendaraan dinas.

• Penerapan Surat Edaran mengenai Peminjaman Aset dan BMN sudah dilaksanakan dan manfaatnya untuk pengontrolan kondisi fisik barang.

• Penerapan Surat Edaran mengenai Perbaikan dan Pemeliharaan Mesin sudah dilaksanakan dan manfaatnya sebagai berikut:

  • Memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Ombudsman RI.

  • Mempertahankan kondisi mesin.

• Penerapan terhadap Surat Edaran mengenai Perbaikan dan Pemeliharaan Kantor sudah dilaksanakan dan manfaatnya sebagai berikut:

  • Menjaga dan mempertahankan fungsi sarana dan prasarana kantor.

  • Adanya tanggung jawab dalam mempertahankan sarana dan prasarana kantor.

• Penerapan terhadap Surat Edaran mengenai Penghematan Listrik dan Air sudah dilaksanakan.

 

Peningkatan Pengelolaan Keuangan

• Pembuatan aplikasi Cost Sheet oleh BPKP dalam rangka peningkatan kapasitas SDM agar mempermudah pelaksanaan tugas.

• Penerapan aplikasi keuangan oleh BPP secara realtime.

• Penerapan Aplikasi SAKPA dalam rangka penyusunan Laporan Keuangan.